Offres d'emploi

Sommaire de l’emploi

Responsable du soutien administratif et organisationnel du bureau de la Présidente directrice générale.

Conseil d’administration et comités

• Préparer le calendrier des réunions du conseil et des comités et le transmettre aux membres ; (environ 25 réunions au total)
• Coordonner avec chacun des présidents des comités les dates de réunions selon leurs disponibilités ;
• Transmettre les calendriers de chacun des comités aux membres et s’assurer d’obtenir quorum, si requis, modifier les dates ;
• Réserver les salles de conférence et si requis réserver un service de traiteur ; Préparer l’avis de convocation et l’ordre du jour ;
• Préparer les documents des réunions
• Créer les réunions sur le portail du conseil d’administration de la Fondation, y déposer les documents et aviser des administrateurs ;
• Préparer les présentations PowerPoint si besoin est ;
• Préparer les notes du président, de la présidente-directrice générale et autre intervenant si besoin est ;
• Prendre les minutes et rédiger le procès-verbal de chaque réunion ; Préparer les résolutions et les faire signer par le secrétaire ;
• Mettre à jour le registre des résolutions, copie pdf dans le répertoire, copie papier dans le cartable ; Faire approuver le procès-verbal et le faire signer par le secrétaire et le président ;
• Mettre à jour le registre des procès-verbaux, copie pdf dans le répertoire, copie papier dans le cartable ;
• Tenir à jour les informations et coordonnées des 63 membres du conseil ; Préparer le fichier de données et les fiches administrateurs ;
• Transmettre et faire le suivi des fiches à chaque administrateur ;
• Mettre à jour le registre des administrateurs, du bureau des gouverneurs, des membres honoraires, des membres de la corporation et les contacts lotus ;

Tâches administratives

• Recevoir, traiter ou acheminer les demandes d’information provenant du président du conseil, des administrateurs, ainsi que de toute personne avec qui transige la Présidente directrice générale.
• Coordonner l’agenda et l’horaire de la Présidente directrice générale.
• Tenir à jour le carnet d’adresse électronique de la Fondation.
• Prioriser et exécuter les tâches administratives et de secrétariats reliés à la gestion quotidienne du bureau de la direction générale.
• Répondre aux appels téléphoniques de la direction générale.
• Évaluer, analyser, gérer et rédiger des réponses à la correspondance de la Présidente directrice générale et du président du conseil.
• Rédiger des lettres pour la signature de la Présidente directrice générale, ainsi que pour le président du conseil.
• Informer la Présidente directrice générale des dossiers qui exigent une action immédiate et veiller au respect des échéances.
• Établir et maintenir un système de classement efficace et assurer la centralisation des dossiers pour faciliter le repérage rapide d’information.
• Toute autre tâche connexe.

Connaissances

• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience comme secrétaire de direction;
• Excellente maîtrise du français et une excellente connaissance de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
• Excellente connaissance des logiciels de l’environnement Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point etc.).

Exigences

• Posséder des qualités d’organisation supérieures à la moyenne est indispensable.
• Faire preuve d’une grande discrétion;
• Excellent jugement;
• Grande capacité à travailler de façon autonome et travailler souvent sans supervision et directives;
• Excellentes compétences organisationnelles et logistiques;
• Être organisé, structuré et posséder un excellent sens des priorités;
• Être capable de réagir rapidement aux demandes urgentes, de prendre les bonnes initiatives, d’analyser et de synthétiser des dossiers complexes pour établir les priorités dans les plus brefs délais ;
• Savoir se concentrer efficacement dans un environnement de travail où il peut y avoir de nombreuses interruptions ;
• Savoir coordonner simultanément de nombreux travaux, projets et variables afin de respecter les échéances;
• Faire preuve de créativité pour faire face aux imprévus.

Habiletés interpersonnelles et de communication

• Être en mesure de bien communiquer avec les gens de tous les niveaux et de divers milieux pour échanger l’information et maintenir de bons contacts avec les cadres du secteur privé ou public, ainsi qu’à l’interne ;

Conditions de travail

• Poste permanent à temps complet (35 heures/semaine);

• Salaire concurrentiel avec le marché ;

• Horaire condensé 41/2 jours durant l’été ;
• Évoluer dans un lieu de travail où il faut faire preuve de concentration et de discrétion autant au téléphone qu’avec les dossiers confidentiels du bureau ;
• Être disponible près d’une douzaine de fois par année pour assister à des réunions à l’extérieur du bureau qui ont lieu en dehors des heures normales de travail (soirs ou tôt le matin).

Pour soumettre votre candidature

• Date d’échéance pour postuler : 31 octobre 2018 ;
• Par courriel : dotation@icm-mhi.org
• Votre lettre de présentation et votre curriculum vitae doivent être combinés en un seul fichier (Word ou PDF) et ce fichier doit être identifié de la façon suivante : Nom_Prénom (ex : Hamel_Danny)
• Veuillez inscrire en objet le nom du titre d’emploi pour lequel vous soumettez votre candidature.

L’Institut de Cardiologie de Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité.
Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques,
les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées.